Een AI-CRM dat leads vindt en benadert in de evenementenbranche.
Een verhuurbedrijf in de evenementenbranche zocht zijn klanten met de hand. Ik bouw één systeem dat de evenementen en de organisatoren erachter vindt, ze benadert als ze hun programma vastleggen, en daarna de offerte, de boeking en de factuur afhandelt.
Illustratie van het platform. Namen en cijfers zijn verzonnen; de klant blijft voorlopig anoniem.
Hoe het was.
Het bedrijf verzorgt entertainment op dorpsfeesten, braderieën, festivals en bedrijfsfeesten. De vraag is er. Het probleem is vinden: elk dorp heeft zijn eigen feestweek, elke organisator zijn eigen site of helemaal geen. Wie erachter zit en hoe je die bereikt, staat zelden op één plek.
Daar komt de timing bij. Organisatoren leggen hun programma voor het volgende seizoen vroeg vast. Wie pas belt als de posters hangen, is te laat.
Het zoeken, beoordelen, mailen en opvolgen deed de eigenaar allemaal zelf, naast het werk dat hij eigenlijk wil doen. Mails, offertes, agenda en facturen stonden in losse programma's.
Zoeken waar niemand anders zoekt.
Een gewone leadlijst kent bedrijven, geen dorpsfeesten. Daarom zoekt het systeem in drie soorten bronnen en voegt het alles samen tot één lijst.
-
Sites en agenda's
Gerichte zoekvragen per gemeente en per dorp. Het systeem leest de gevonden pagina's, haalt er evenementen, data en organisatoren uit en volgt agenda's door naar de feesten zelf.
-
Feesten voordat ze bekend zijn
Gemeenten publiceren aangevraagde evenementenvergunningen, elk op hun eigen manier. Het systeem trekt die publicaties gelijk en vindt zo feesten met datum, vaak maanden vooruit.
-
Locaties en tussenpartijen
Zalen, partycentra, cafés, campings en evenementenbureaus uit openbare kaart- en bedrijfsgegevens. Eén goed contact daar levert vaak meerdere boekingen per jaar op.
-
Bronbewijs onder elk veld
Elk gegeven krijgt de pagina mee waar het vandaan komt. Wat niet op de bron staat, komt niet in de lijst. Zo is elke lead na te lopen.
Wat ik bouwde.
-
Een eigen zoeker
Hij vindt het evenement en de organisator, het bureau of de locatie erachter, ontdubbeld tot één partij per organisator.
-
Beoordelen en het moment bepalen
Elke lead wordt gewogen op de regels van de eigenaar: wat voor feest, welke regio, welk seizoen. Bureaus en locaties met meerdere evenementen per jaar worden herkend, en elke lead krijgt een moment om te benaderen.
-
Benaderen en opvolgen
Een dorpsfeest krijgt een andere mail dan een evenementenbureau. Het systeem stuurt de eerste mail en de opvolging vanaf het eigen domein, en stopt zodra er een reactie komt.
-
Van reactie tot factuur
Reacties komen bij de juiste lead terecht. Van daaruit gaan de offerte, de boeking in de agenda en de factuur via de koppeling met het boekhoudpakket.
Hoe het werkt.
Het systeem wordt in fases gebouwd en per fase opgeleverd. Het geheel staat in het vierde kwartaal van 2026.
Wat het systeem zelf doet en wat het aan jou laat.
- Het web, vergunningen en kaartgegevens doorzoeken
- Leads beoordelen, ontdubbelen en aanvullen
- Het moment bepalen om te benaderen
- De eerste mail en de opvolging versturen
- Reacties herkennen en aan de juiste lead koppelen
- De regels bepalen: welke feesten, welke regio
- Het gesprek voeren als iemand reageert
- Prijs en offerte vaststellen
- De boeking bevestigen
Waar loopt het bij jou vast?
Plan een kennismaking van een half uur. Past het, dan volgt een werksessie.
Nog aan het aftasten? Laat één regel achter, of stuur een appje.